Исходная ситуация
До начала реализации проекта закупки производились «вручную», что не позволяло в достаточной мере контролировать их эффективность. Типичными проблемами были непрозрачность формирования цены закупки, необъективность отбора участников и критериев выбора поставщиков.

Схема решения
Система проведения аукциона на сервере онлайн-аукционов включает:
− оформление аукциона в системе;
− объявление аукциона на сайте;
− проведение аукциона в режиме онлайн;
− завершение аукциона с автоматическим выбором участника-победителя;
− формирование спецификации;
− заполнение спецификации участником-победителем на сайте;
− интеграцию спецификации сайта с информационной системой.

Реализованный процесс
1. Оформление аукциона
Процесс оформления аукциона в системе полностью автоматизирован (информация вносится на основании справочников и оперативных данных по закупке) и предусматривает интеграцию информации из разных модулей информационной системы (рис. 1).
2. Объявление аукциона
Объявление аукциона на сервере онлайн-аукционов подразумевает:
− интеграцию оформленного аукциона между информационной системой и сервером;
− формирование учетной записи в календаре проведения аукционов;
− формирование извещения о проведении аукциона;
− рассылку извещения о проведении аукциона участникам на e-mail.
3. Проведение аукциона
Процедура проведения аукциона на сервере онлайн-аукционов (рис. 2) включает:
− прием ценовых предложений участников по лотам;
− просмотр хода торгов (журнал и график);
− автоматический выбор участника-победителя;
− формирование протокола аукциона.
Система предусматривает синхронизацию зарегистрированных поставщиков на сервере аукционов и в системе предприятия для определения допуска к участию в аукционе.
Торги проходят в режиме онлайн: участники делают ценовые предложения по лотам, затем производится контроль на шаг понижения. Результаты фиксируются в журнале и отображаются на графике (рис. 3).
4. Завершение аукциона
Процедура завершения аукциона включает:
− интеграцию стадии завершения аукциона на сервере и в КИС «Малахит»;
− рассылку протокола аукциона победителю на e-mail;
− перенос ценовых предложений победителя в информационную систему.
Система предусматривает формирование спецификации с участником, ставшим победителем аукциона, и заполнение ценовых предложений по номенклатуре на сервере. При заполнении осуществляется контроль на сумму последнего предложения по лоту, поданного победителем. Кроме цены учитываются и другие факторы, такие как надежность поставщика и качество поставляемой продукции.

Результаты
К результатам реализации проекта можно отнести следующие:
− работа через интернет позволяет привлекать более широкий круг поставщиков;
− процесс закупок стал прозрачным;
− соблюдаются равные конкурентные условия для всех участников-поставщиков;
− существенно ускорилась и упростилась процедура получения предложений по лотам;
− повысилась эффективность закупок ТМЦ, например, значительно снизалась первоначальная цена предложения;
− обеспечивается эффективный анализ результатов проведения аукционов по закупке ТМЦ всеми структурными подразделениями предприятия.
В целом проект позволил повысить эффективность закупок и дал ощутимый финансовый результат.